Serwisu internetowego www.beesset.com

Ostatnia aktualizacja: 2 września 2026 r.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych użytkowników serwisu internetowego www.beesset.com jest:

Beesset sp. z o.o.
ul. Gen. Gustawa Orlicz-Dreszera 1 lok. 10
15-797 Białystok
NIP: 9662111772
e-mail: office@beesset.com

dalej jako „Administrator”, „Beesset” lub „Spółka”.

W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych, korzystania z praw wynikających z przepisów o ochronie danych lub niniejszej Polityki Prywatności można kontaktować się z Administratorem pod adresem office@beesset.com lub pisemnie na adres siedziby Spółki.

2. Podstawowe zasady przetwarzania danych

Administrator przetwarza dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności:

• Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”);
• ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych;
• ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej („PKE”).

Administrator przetwarza dane wyłącznie w określonych, zgodnych z prawem celach oraz w zakresie niezbędnym do realizacji tych celów.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

W zależności od sposobu korzystania z Serwisu oraz charakteru kontaktu z Beesset możemy przetwarzać w szczególności:

• imię i nazwisko;
• adres e-mail;
• numer telefonu;
• nazwę firmy lub instytucji;
• stanowisko lub funkcję;
• dane przekazane w treści formularza kontaktowego lub korespondencji;
• dane związane z zawarciem i wykonywaniem umowy;
• dane rozliczeniowe, księgowe i podatkowe;
• adres IP;
• informacje o urządzeniu, systemie operacyjnym i przeglądarce;
• informacje dotyczące sposobu korzystania z Serwisu;
• dane dotyczące wyrażonych zgód i preferencji prywatności;
• informacje zbierane za pomocą plików cookies i podobnych technologii.

Zakres przetwarzanych danych zależy od konkretnego celu przetwarzania.

4. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

4.1. Formularz kontaktowy, e-mail i kontakt telefoniczny

Jeżeli użytkownik kontaktuje się z Beesset za pomocą formularza kontaktowego, poczty elektronicznej, telefonu lub w inny sposób, przekazane dane osobowe są przetwarzane w celu:

• udzielenia odpowiedzi na zapytanie;
• prowadzenia korespondencji;
• obsługi zgłoszenia;
• przedstawienia informacji dotyczących produktów lub usług;
• podjęcia działań zmierzających do zawarcia umowy.

Podstawą prawną przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – jeżeli kontakt dotyczy podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy lub realizacji umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, jako prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu komunikacji, odpowiadaniu na zapytania oraz obsłudze osób zainteresowanych działalnością Spółki.

Podanie danych w formularzu kontaktowym jest dobrowolne, ale brak podania danych niezbędnych do kontaktu może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Do przesłania zwykłego zapytania za pomocą formularza kontaktowego nie jest wymagane wyrażanie odrębnej zgody na przetwarzanie danych osobowych, jeżeli dane są przetwarzane na jednej z powyższych podstaw prawnych.

4.2. Zawarcie i realizacja umowy

Dane klientów i kontrahentów będących osobami fizycznymi są przetwarzane w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym prowadzenia komunikacji związanej z jej realizacją.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.3. Przedstawiciele, pracownicy i osoby kontaktowe kontrahentów

Jeżeli użytkownik jest przedstawicielem, pracownikiem lub osobą wyznaczoną do kontaktu przez klienta, kontrahenta albo partnera biznesowego Beesset, jego dane mogą być przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest w takim przypadku prowadzenie współpracy biznesowej, komunikacja z kontrahentem oraz prawidłowa realizacja umów.

Dane mogą zostać otrzymane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od jej pracodawcy lub podmiotu, który reprezentuje, a także z publicznie dostępnych rejestrów i źródeł, takich jak KRS lub CEIDG.

4.4. Obowiązki prawne, podatkowe i księgowe

Dane mogą być przetwarzane w celu realizacji obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz przepisów dotyczących prowadzenia działalności gospodarczej.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

4.5. Dochodzenie i obrona przed roszczeniami

Dane mogą być przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami związanymi z działalnością Spółki.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a prawnie uzasadnionym interesem Administratora jest ochrona jego praw i interesów.

4.6. Zapewnienie bezpieczeństwa i prawidłowego działania Serwisu

Dane techniczne dotyczące korzystania z Serwisu, w tym adres IP oraz informacje dotyczące urządzenia i przeglądarki, mogą być przetwarzane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania Serwisu;
• zapewnienia bezpieczeństwa systemów informatycznych;
• wykrywania błędów i awarii;
• przeciwdziałania nadużyciom i nieuprawnionemu dostępowi.

Podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na utrzymaniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

5. Newsletter

Beesset może umożliwić użytkownikom zapisanie się do newslettera. W przypadku zapisania się do newslettera Administrator będzie przetwarzać adres e-mail użytkownika, a jeżeli formularz zapisu będzie przewidywał dodatkowe pola – również dane dobrowolnie podane w tych polach. Dane będą wykorzystywane w celu przesyłania newslettera, informacji o działalności Beesset, nowych usługach, rozwiązaniach, projektach, wydarzeniach oraz innych informacji o charakterze handlowym lub marketingowym.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w tym celu jest zgoda użytkownika – art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Przesyłanie newslettera oraz informacji handlowych środkami komunikacji elektronicznej odbywa się po uzyskaniu wymaganej uprzedniej zgody zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

Zapis do newslettera jest dobrowolny.

Użytkownik może w dowolnym momencie zrezygnować z newslettera, korzystając z mechanizmu rezygnacji dostępnego w przesyłanych wiadomościach lub kontaktując się z Administratorem pod adresem office@beesset.com. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. Administrator może zachować informację o udzielonej i następnie wycofanej zgodzie przez okres niezbędny do wykazania zgodności działań Administratora z prawem oraz do czasu upływu terminów przedawnienia ewentualnych roszczeń.

6. Pliki cookies i podobne technologie

Serwis wykorzystuje pliki cookies oraz podobne technologie służące do zapisywania lub odczytywania informacji na urządzeniu użytkownika. W zależności od ich funkcji mogą być stosowane następujące kategorie technologii:

6.1. Niezbędne

Technologie konieczne do prawidłowego i bezpiecznego działania Serwisu oraz realizacji funkcji żądanych przez użytkownika. W zakresie, w jakim dochodzi przy ich użyciu do przetwarzania danych osobowych, podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, tj. prawnie uzasadniony interes Administratora związany z zapewnieniem działania i bezpieczeństwa Serwisu.

W przypadkach przewidzianych przez Prawo komunikacji elektronicznej stosowanie technologii niezbędnych do transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi wyraźnie żądanej przez użytkownika nie wymaga odrębnej zgody.

6.2. Analityczne

Technologie analityczne umożliwiają Administratorowi uzyskiwanie informacji o sposobie korzystania z Serwisu, liczbie odwiedzin, popularności poszczególnych podstron oraz sposobie poruszania się użytkowników po stronie. Pomagają one analizować i ulepszać działanie Serwisu. Technologie analityczne, które nie są niezbędne do działania strony, są uruchamiane po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

W zakresie przetwarzania danych osobowych podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, natomiast zapis lub odczyt informacji na urządzeniu użytkownika odbywa się zgodnie z przepisami Prawa komunikacji elektronicznej.

6.3. Treści i usługi zewnętrzne

Serwis może korzystać z treści dostarczanych przez zewnętrznych dostawców, takich jak mapy lub materiały wideo. Jeżeli uruchomienie takiej treści wiąże się z wykorzystaniem niekoniecznych plików cookies lub podobnych technologii, treść jest uruchamiana po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.

6.4. Zarządzanie zgodami

Użytkownik może wyrazić zgodę na poszczególne kategorie technologii podczas pierwszej wizyty w Serwisie za pomocą panelu zarządzania zgodami. Użytkownik może odmówić zgody na technologie, które nie są niezbędne do działania Serwisu. Wyrażoną zgodę można w dowolnym momencie zmienić lub wycofać za pomocą funkcji „Ustawienia cookies” dostępnej w Serwisie. Wycofanie zgody powinno być równie łatwe jak jej wyrażenie. Użytkownik może również zarządzać plikami cookies za pomocą ustawień swojej przeglądarki internetowej.

Szczegółowa lista stosowanych aktualnie plików cookies i podobnych technologii, obejmująca ich dostawcę, cel oraz okres działania, może być udostępniana w panelu „Ustawienia cookies”.

7. Google Analytics

Serwis korzysta z usługi Google Analytics, dostarczanej przez Google. Google Analytics służy do tworzenia statystyk dotyczących sposobu korzystania z Serwisu, takich jak informacje dotyczące odwiedzanych podstron, czasu korzystania ze strony, rodzaju urządzenia, przeglądarki, przybliżonej lokalizacji oraz interakcji użytkownika z Serwisem. Google Analytics jest wykorzystywany w Serwisie w celach analitycznych i rozwoju strony.

Technologie Google Analytics, które nie są niezbędne do funkcjonowania Serwisu, są uruchamiane po uzyskaniu zgody użytkownika. Podstawą przetwarzania danych osobowych w związku z Google Analytics jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Użytkownik może w każdej chwili cofnąć zgodę za pomocą panelu „Ustawienia cookies”. Dostawcą usług Google dla użytkowników z Europejskiego Obszaru Gospodarczego jest co do zasady Google Ireland Limited.

8. Google Tag Manager

Serwis wykorzystuje Google Tag Manager – narzędzie umożliwiające techniczne zarządzanie znacznikami i skryptami wykorzystywanymi na stronie internetowej. Google Tag Manager może służyć m.in. do zarządzania uruchamianiem Google Analytics oraz innych narzędzi zgodnie z preferencjami użytkownika dotyczącymi prywatności. Skrypty i technologie, które wymagają zgody użytkownika, powinny być skonfigurowane w taki sposób, aby nie były uruchamiane przed uzyskaniem wymaganej zgody.

9. Google Maps

Serwis wykorzystuje usługę Google Maps w celu prezentowania lokalizacji Beesset. Wyświetlenie interaktywnej mapy może powodować nawiązanie połączenia z serwerami Google oraz przekazywanie Google informacji technicznych dotyczących urządzenia i połączenia użytkownika, w szczególności adresu IP. Jeżeli korzystanie z Google Maps wiąże się z przechowywaniem lub odczytywaniem informacji na urządzeniu użytkownika w sposób niewymagany do działania Serwisu, mapa powinna zostać uruchomiona po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika.

Podstawą przetwarzania danych osobowych w takim przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

10. YouTube

Serwis może zawierać materiały wideo udostępniane za pośrednictwem serwisu YouTube, należącego do Google. Odtworzenie lub załadowanie materiału z YouTube może wiązać się z przekazaniem Google informacji dotyczących urządzenia użytkownika, adresu IP oraz sposobu korzystania z materiału. Jeżeli osadzony materiał wykorzystuje technologie, które nie są konieczne do działania Serwisu, powinien być ładowany po uzyskaniu odpowiedniej zgody użytkownika. Podstawą przetwarzania danych osobowych w takim przypadku jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

Administrator może stosować rozwiązania ograniczające przekazywanie danych przed uruchomieniem materiału, w szczególności mechanizm polegający na aktywowaniu materiału dopiero po zgodzie użytkownika.

11. Facebook, LinkedIn i YouTube

Serwis może zawierać odnośniki do profili lub kanałów Beesset w serwisach:

• Facebook, prowadzonym przez podmioty należące do grupy Meta;
• LinkedIn, którego dostawcą dla użytkowników z Unii Europejskiej jest LinkedIn Ireland Unlimited Company;
• YouTube, prowadzonym przez Google.

Jeżeli są to zwykłe odnośniki do profili lub kanałów w serwisach zewnętrznych, korzystanie z danego serwisu następuje po kliknięciu przez użytkownika odpowiedniego linku i podlega zasadom prywatności danego operatora. Po przejściu do serwisu Facebook, LinkedIn lub YouTube operator tego serwisu przetwarza dane użytkownika zgodnie z własnymi zasadami i jako odrębny administrator.

Jeżeli w przyszłości Beesset zacznie wykorzystywać na stronie narzędzia reklamowe lub śledzące tych dostawców, takie jak Meta Pixel lub LinkedIn Insight Tag, niniejsza Polityka Prywatności oraz mechanizm zarządzania zgodami zostaną odpowiednio zaktualizowane.

12. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom wspierającym Administratora w prowadzeniu działalności, jeżeli jest to niezbędne do realizacji określonego celu.

Do kategorii takich odbiorców mogą należeć w szczególności:

• dostawcy usług informatycznych;
• dostawcy usług chmurowych i poczty elektronicznej;
• Google w związku z usługami wykorzystywanymi przez Administratora;
• podmioty obsługujące lub rozwijające Serwis;
• dostawca systemu służącego do wysyłki newslettera – po uruchomieniu tej usługi;
• biura księgowe i rachunkowe;
• kancelarie prawne oraz inni profesjonalni doradcy;
• podmioty świadczące usługi serwisowe i techniczne;
• podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora na podstawie odpowiednich umów powierzenia przetwarzania danych.

Dane mogą zostać również przekazane organom administracji publicznej, sądom, organom ścigania oraz innym uprawnionym podmiotom, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z przepisów prawa.

13. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez Administratora, w szczególności podmioty należące do grupy Google, mogą przetwarzać dane także poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w tym w Stanach Zjednoczonych. W przypadku przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy Administrator dba o zastosowanie odpowiedniej podstawy prawnej oraz zabezpieczeń wymaganych przez rozdział V RODO. W przypadku przekazywania danych do podmiotów w Stanach Zjednoczonych uczestniczących w EU–US Data Privacy Framework transfer może odbywać się na podstawie obowiązującej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony. W pozostałych przypadkach mogą być stosowane inne mechanizmy przewidziane przez RODO, w szczególności standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską oraz, gdy jest to wymagane, dodatkowe zabezpieczenia.

Użytkownik może skontaktować się z Administratorem pod adresem office@beesset.com w celu uzyskania dodatkowych informacji dotyczących stosowanych mechanizmów transferu danych.

14. Okres przechowywania danych

Dane osobowe są przechowywane nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celu, w którym zostały zebrane.

W szczególności:

• dane związane z zapytaniem lub korespondencją – do czasu zakończenia obsługi sprawy, a następnie przez okres niezbędny do zabezpieczenia lub dochodzenia ewentualnych roszczeń;
• dane związane z zawarciem i realizacją umowy – przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wymagany przez przepisy prawa oraz do czasu upływu odpowiednich terminów przedawnienia roszczeń;
• dane zawarte w dokumentacji podatkowej i księgowej – przez okres wymagany przez odpowiednie przepisy;
• dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu ustania tego interesu lub skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne podstawy prawne dalszego przetwarzania;
• dane związane z newsletterem – do czasu wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera, z możliwością dalszego przechowywania informacji niezbędnych do wykazania faktu i zakresu udzielonej zgody przez okres potrzebny do ochrony przed ewentualnymi roszczeniami;
• dane przetwarzane na podstawie zgody dotyczącej cookies lub usług zewnętrznych – do czasu wycofania zgody albo ustania celu przetwarzania;
• dane analityczne – przez okres wynikający z konfiguracji wykorzystywanego narzędzia analitycznego i nie dłużej, niż jest to niezbędne do prowadzenia statystyk i analiz;
• logi oraz dane dotyczące bezpieczeństwa – przez okres niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa systemów, analizy incydentów i przeciwdziałania nadużyciom.

Po ustaniu celu i podstawy prawnej dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że obowiązek ich dalszego przechowywania wynika z przepisów prawa.

15. Prawa osób, których dane dotyczą

Osobie, której dane są przetwarzane, na zasadach określonych w RODO może przysługiwać prawo do:

• uzyskania informacji o przetwarzaniu danych;
• dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii;
• sprostowania nieprawidłowych danych;
• uzupełnienia danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych;
• wycofania zgody w dowolnym momencie, jeżeli dane są przetwarzane na jej podstawie.

Zakres poszczególnych praw zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania. Jeżeli dane są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją. Jeżeli dane są przetwarzane na potrzeby marketingu bezpośredniego, użytkownik może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Po wniesieniu sprzeciwu dane nie będą dalej wykorzystywane do celów marketingu bezpośredniego.

W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem pod adresem office@beesset.com.

16. Wycofanie zgody

Jeżeli podstawą przetwarzania danych jest zgoda, użytkownik może ją wycofać w dowolnym momencie.

W szczególności:

• zgodę dotyczącą newslettera można wycofać za pomocą linku rezygnacji znajdującego się w wiadomościach lub kontaktując się z Administratorem;
• zgodę dotyczącą cookies, analityki i zewnętrznych treści można zmienić lub wycofać za pomocą panelu „Ustawienia cookies”.

Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

17. Skarga do organu nadzorczego

Jeżeli użytkownik uważa, że jego dane osobowe są przetwarzane niezgodnie z prawem, ma prawo wnieść skargę do:

Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Prawo wniesienia skargi nie ogranicza możliwości skorzystania z innych środków ochrony prawnej.

18. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych osobowych, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały.

Informacje zbierane za pomocą Google Analytics mogą być wykorzystywane do tworzenia statystyk i analiz dotyczących sposobu korzystania z Serwisu, jednak same w sobie nie są wykorzystywane przez Beesset do podejmowania wobec użytkownika decyzji wywołujących skutki prawne.

19. Bezpieczeństwo danych

Administrator stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu zapewnienie poziomu bezpieczeństwa danych odpowiedniego do ryzyka związanego z ich przetwarzaniem.

Administrator podejmuje działania mające na celu ochronę danych w szczególności przed:

• nieuprawnionym dostępem;
• nieuprawnionym ujawnieniem;
• przypadkową utratą;
• zniszczeniem;
• nieuprawnioną zmianą;
• przetwarzaniem niezgodnym z obowiązującymi przepisami.

Dostęp do danych osobowych posiadają wyłącznie osoby oraz podmioty, które są do tego odpowiednio uprawnione.

20. Zewnętrzne strony internetowe

Serwis może zawierać odnośniki do stron internetowych podmiotów trzecich. Po przejściu do zewnętrznej strony użytkownik podlega zasadom prywatności obowiązującym u jej operatora. Administrator zaleca zapoznanie się z polityką prywatności każdego zewnętrznego serwisu, z którego użytkownik korzysta.

21. Zmiany Polityki Prywatności

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa;
• zmiany sposobu przetwarzania danych;
• wdrożenia nowych usług;
• zmiany dostawców usług technologicznych;
• zmiany funkcjonalności Serwisu;
• wdrożenia nowych narzędzi analitycznych lub marketingowych.

Aktualna wersja Polityki Prywatności jest publikowana w Serwisie www.beesset.com.

Data ostatniej aktualizacji dokumentu jest wskazana na jego początku.